Haal de vraag uit de toelichting
Een vraagsteller kan eerst een lange ervaring vertellen. Vat zo nodig samen: “Wilt u weten of de bibliotheek ook op zondag open is?” Wacht op bevestiging. Je voorkomt daarmee een uitgebreid antwoord op een onderwerp waar de ander helemaal niet naar vroeg.
Geef eerst het directe antwoord
Weet je het, begin dan met de kern en voeg alleen de noodzakelijke uitleg toe. Een vraag over openingstijden hoeft niet uit te lopen op de geschiedenis van het hele project. Spreek voor de hele groep als iedereen moet kunnen meeluisteren; herhaal de vraag kort wanneer anderen haar niet konden horen.
Geef onzekerheid een duidelijke plaats
“Dat weet ik niet; ik kan het in het programma nakijken” is bruikbaarder dan een verzonnen antwoord. Maak alleen een toezegging die je kunt nakomen. Is de vraag te persoonlijk, buiten het onderwerp of te groot voor de beschikbare tijd, benoem dat rustig en stel zo nodig een passend vervolg voor. Een vragenronde slaagt niet doordat je overal direct iets op zegt, maar doordat antwoorden werkelijk aansluiten en kloppen.
Oefen met deze voorbeelden
- Iemand stelt drie vragen achter elkaar. Wat kun je doen voordat je antwoordt?
- Wat zeg je als je het gevraagde aantal deelnemers niet kent?
Antwoorden met uitleg
- Benoem de vragen kort en behandel ze één voor één, of vraag welke voor de vraagsteller het belangrijkst is.
- Zeg dat je het aantal niet weet en waar het eventueel gecontroleerd kan worden. Noem geen gok als vaststaand cijfer.